3 Efek Negatif Perusahaan Menunda Proses Reimbursemen
Reimbursement atau penggantian biaya pribadi karyawan yang akan diganti oleh perusahaan merupakan salah satu fasilitas yang dapat meningkatkan kesejahteraan karyawan. Terutama untuk reimbursement biaya kesehatan, biaya resep obat, biaya membeli bahan bakar mobil dinas, dan sebagainya.
Dengan adanya reimbursement, karyawan akan merasa jauh lebih tenang saat bekerja tanpa khawatir adanya pengeluaran-pengeluaran biaya yang tidak perlu. Terlepas dari hal itu, perusahaan yang mendapatkan tagihan biaya reimbursement karyawan juga harus responsif dalam menanggapi dan menyelesaikan seluruh biaya. Jika tidak, ada beberapa hal negatif terkait dengan penundaan proses reimbursement antara lain sebagai berikut:
1. Laporan Keuangan Tertunda
Terkadang, pemakaian uang pribadi karyawan tidak bisa terelakkan karena suatu hal yang bersifat urgent atau mendadak. Sebagai contoh, event yang didanai perusahaan tiba-tiba terancam buyar karena vendor souvenir mendadak cancel dan tidak bisa dihubungi. Terpaksa, karyawan harus merogoh kocek pribadinya untuk mendanai biaya merchandise yang akan diberikan kepada kolega atau klien.
Nah, biaya pribadi karyawan tersebut nantinya dapat diklaim reimbursement dengan menyertakan kwitansi atau nota bukti bayar. Dengan demikian, perusahaan harus segera mengganti biaya tagihan yang ditalangi oleh si karyawan. Jika tidak, perusahaan terancam penundaan laporan keuangan. Padahal, laporan keuangan merupakan laporan pertanggungjawaban yang harus dilaporkan setiap bulan tepat waktu.
2. Laporan Keuangan Terjadi Kesalahan
Penundaan pekerjaan hanya akan berdampak buruk pada produktivitas kinerja perusahaan. Hal yang sama berlaku jika tim HR menunda-nunda proses reimbursement karyawan yang telah diajukan. Jika tim HR kerap menunda proses reimbursement, maka perusahaan berskala besar dengan jumlah karyawan mencapai ribuan, akan kewalahan dalam memproses setiap klaim yang masuk.
Terutama, ketika pengajuan reimbursement masih berbasis kertas. Bila ada nota pembayaran atau kwitansi yang hilang atau terselip, maka berimbas pada proses reimbursement yang tertunda. Akibatnya, laporan keuangan juga tertunda sekaligus sangat rentan kesalahan data.
3. Mengurangi Kredibilitas dan Reputasi Perusahaan
Dapat dikatakan, reimbursement merupakan hak karyawan. Jika karyawan harus merogoh kocek untuk mengeluarkan dana pribadi yang sebenarnya ditanggung perusahaan, hal ini dapat diklaim untuk meminta biaya penggantian ke perusahaan.
Proses reimbursement yang lancar dan efektif, dapat mendukung reputasi perusahaan yang positif dan kepercayaan karyawan. Jika karyawan menaruh kredibilitas yang tinggi, maka karyawan juga akan lebih loyal. Sehingga perusahaan dapat meningkatkan retensi karyawan dan menekan tingkat turn-over karyawan.
***
Jangan lagi ada penundaan proses reimbursement hanya karena masalah – masalah remeh yang sebenarnya dapat diminimalisir dengan Software HRD Indonesia , LinovHR.
Aplikasi LinovHR membantu karyawan lebih mudah dalam mengajukan proses reimbursement secara mandiri dan online. Tim HR dapat langsung menyetujui atau memeriksa terlebih dahulu pengajuan ini dengan beberapa tingkat persetujuan sesuai kebutuhan perusahaan. Tidak hanya proses reimbursement, perusahaan juga dapat memanfaatkan fitur payroll, pemotongan PPH 21, pengajuan izin cuti, lembur, sakit dan iuran BPJS Kesehatan atau BPJS Ketenagakerjaan dengan otomatis.
Hubungi LinovHR untuk mendapatkan akses trial Gratis sekarang juga